Het coronavirus, maar ook andere gebeurtenissen, kunnen plannen en evenementen overhoop gooien. Heb je een congres, cursus of event op de agenda dat je moet verzetten, of zelfs annuleren? Maak dan gebruik van deze checklist zodat je niks vergeet!
Lees hieronder de eerste drie tips, de rest vind je in de download onderaan deze pagina.
1. Volg het nieuws
Als actualiteiten snel wijzigen zijn timing en bovenop het nieuws zitten cruciaal. Op het moment van schrijven vindt over exact 14 dagen het congres plaats dat ik organiseer. Het is een week nadat bekend is geworden dat er ook in Nederland coronapatiënten zijn. Houd het nieuws goed bij zodat je straks de beste beslissing kunnen nemen als dat noodzakelijk is.
2. Raadpleeg bronnen en protocollen
Raadpleeg naast de krant nog meer betrouwbare bronnen om de ontwikkelingen goed te volgen. Zoals bijvoorbeeld de sites van het RIVM, de GGD of andere overheidssites. Corona is geen crisis die er van de een op de andere dag is, maar het overrompelt onze maatschappij en ons leven fors. Heb je een protocol voor crisiscommunicatie, dan is dat waarschijnlijk deels bruikbaar, sla het er op na. Werk je in een team, verdeel dan de taken en stem dagelijks met elkaar af.
Heb je interne redenen om je event te cancelen of uitstellen, dan kun je deze stappen overslaan.
3. Consulteer partners
Er komt wat beweging richting onze beslissing doordat de vertegenwoordiger van de Europese Commissie ons laat weten dat zij niet mag reizen. Ze stelt voor haar presentatie online te doen. Ik bel met de beursorganisator die ons congres host: hoe loopt het bij hen? Zij geven aan nog niet aan cancelen of verzetten te denken, maar het stelt mij niet 100% gerust.
Werk je in een team bespreek dan nu hoe men er in staat. Zien zij het zelf zitten om te reizen en zich onder de mensen te begeven? Heb je andere redenen om het doorgaan van je event te heroverwegen, wat zijn de gevoelens en de redenen dan? Dit geldt natuurlijk ook voor sprekers, partners en sponsors waarmee je samenwerkt of leveranciers die je al voor je bezig zijn.
Online vergaderen is nieuw voor velen en zal in de toekomst steeds vaker gaan gebeuren. Het kan nog wel eens lastig zijn om vanuit huis te vergaderen: veel afleiding, drukte en een slechte verbinding. Om een online vergadering in goede banen te leiden heb ik dit blog geschreven.
Download
