Driedubbel publiciteit met beursdeelname [praktische mediatips]

Staat er binnenkort een beurs in je marketingplanning? Dan komt er dus een drukke tijd aan. Ongetwijfeld werk je met een draaiboek of gebruik je een beurschecklist. Maar zeg eens eerlijk: hoeveel aandacht krijgen de media er in? Deze blog met praktische mediatips van ETAGO zal je inspireren om driedubbel publiciteit met beursdeelname te behalen: voor, tijdens én er na. Media, journalisten en ook bloggers zijn een uitstekende bagagedrager om jouw klanten te vertellen wat jij op de beurs laat zien. Inclusief de download Mediachecklist Beursdeelname

De eerste beurs werd rond het jaar 1150 in Frankfurt georganiseerd, dus we hebben er al meer dan 850 jaar ervaring mee. Ondanks die historie valt er zeker nog wat te verbeteren. Want ik zie twee uitersten. Aan de ene kant er niet aan denken dat de media het nieuws over je beursnoviteiten graag publiceren en jouw kansen geven voor free publicity. Voor niks dus.

Media worden vergeten óf krijgen grote rol

De andere kant is dat standhouders de media juist een grote rol geven met een persontvangst of zelfs een persconferentie. Er is echter niet vaak nieuws dat zo’n aanpak rechtvaardigt. Anders gezegd: een journalist heeft ook maar 24 uur in een dag en plant zijn beursbezoek strak. Of niet, omdat hij er gewoon geen tijd voor heeft. Veiliger dus om een persontvangst te combineren met iets dat je voor klanten op de beurs organiseert. Vinden ze waarschijnlijk ook veel leuker en interessanter.

3x kans: vooraf, tijdens en na de beursdeelname

Driedubbel publiciteit met je beursdeelname betekent vooraf, tijdens en na de beurs free publicity over onder meer je bedrijf, je visie, je producten en diensten en/of wat je op de beurs presenteert.

Vooraf kun je een persbericht uitsturen over je deelname en de beursnoviteiten. Tijdens de beurs kun je journalisten ontvangen en ze informeren via de persmap in de perskamer, of meedoen aan de dagkranten of beursvideo’s die mediapartners maken. En na de beurs kun je schrijven over activiteiten die je tijdens de beurs hebt georganiseerd, of informatie over de beurspresentatie integreren in blogs of columns die je publiceert in de media.

9 mediatips voor publiciteit met beursdeelname

Met deze 9 mediatips help ik jou op weg om driedubbel publiciteit met je beursdeelname te behalen. Met free publicity, dus zonder betaalde plaatsingen. Deze mediatips geven je goed overzicht van de dingen die je kunt doen om in de media te komen.

1. De journalist is je doelgroep

Benoem je je doelgroepen vooraf in het beursplan? De media en journalisten horen er ook bij. Zij zijn een uitstekende bagagedrager om over jouw beursnieuws via free publicity te communiceren als hun lezers jouw doelgroep zijn. Neem ze op in je plan.

Bereiken ook bloggers jouw klanten en relaties? Voeg hen dan ook toe. Zij vragen overigens meestal om een vergoeding.

2. Maak het mediaplan

Benoem welke titels on- en offline en welke journalisten en bloggers van belang zijn voor de beurs. Velen benaderen je zelf al met verzoek je beursnieuws toe te sturen en/of een advertentie te plaatsen. Ze krijgen je gegevens van de beursorganisator.

Breng in kaart hoe de media die voor jou van belang zijn berichten over de beurs, of ze beursspecials maken en wanneer die uitkomen. Ga nu al uit van de 3 momenten die er zijn om vooraf, tijdens en na de beurs in de media te komen. Wat kun je vooraf doen, welke kansen heb je tijdens de beursdagen en hoe kun je de zichtbaarheid in de media na de beurs verlengen?

Bepaal welk nieuws je wanneer wilt verspreiden en zet dat in een schema of een kalender. Afhankelijk hiervan stel je de social posts op en plan je deze in. Zijn er hashtags van de beurs die voor jouw beursdeelname relevant zijn? Begin er op tijd mee, uiterlijk 3 tot 4 maanden voor de beursdata en liever eerder, dan ben je op tijd voor alle deadlines.

En oh ja, zorg dat je bij ieder bericht of social post ook geschikt beeld hebt dat je beursinformatie ondersteunt. Als je dat benoemt in je mediaplan zul je beeld niet vergeten.

Vooraf bepaal je ook of er budget wordt vrijgemaakt om je beurspresentatie betaald onder de aandacht te brengen. Via free publicity en posts op social media kun je al heel wat bereik genereren als je hiervoor vooraf een goed en slim mediaplan kunt opstellen. Is er budget om te adverteren dan kun je extra bereik genereren.

Vooraf, tijdens en na de beursdeelname; dat zijn 3 momenten voor publiciteit met beursdeelname in de media

3. In de beurscatalogus en beursspecials

Veel beurzen hebben mediapartners die specials van hun titels uitbrengen over de beurs. Zijn het bladen of kranten dan besteden ze meestal gedurende meerdere edities aandacht aan het evenement. Als beursdeelnemer heb je dus meer dan eens een bagagedrager voor je berichtgeving, ook online overigens. Doe je dat slim, dan is nieuws uit te smeren over meerdere maanden. Natuurlijk besteden ook andere mediatitels die geen partner zijn aandacht aan de beurs.

De beurscatalogus die de beursorganisator zelf uitgeeft is ook een plek voor zichtbaarheid. Dit komt vaak neer op het plaatsen van een advertentie. Maar de inhoud bevat soms ook interviews en reportages. Presenteer je iets op de beurs dat daar echt interessant voor is, dan kan het zijn dat je er niet voor hoeft te betalen. Houd er echter altijd rekening mee dat er kosten mee gemoeid kunnen zijn. Je gegevens als standhouder staan er natuurlijk ook in, dus zorg dat je profiel volledig en correct is ingevuld.

Mocht je met de beursorganisator een speciale (media)deal hebben gesloten, dan is de beurscatalogus vaak juist de plek die je wordt geboden voor je verhaal. Evenals pagina’s in de uitgaven van de mediapartners. Dit is een besluit dat je meestal al vroegtijdig neemt bij het reserveren van standruimte. Het vormt een goed uitgangspunt voor je mediaplan.

Benieuwd wanneer de technische beurzen dit jaar zijn? Wij hebben een overzicht gemaakt! Deze agenda wordt jaarlijks geüpdate.

4. Bekijk het breder

Als je je informatie breder uitwerkt dan alleen het nieuws dat je op de beurs presenteert, kan de redactie of een journalist het ook op andere plaatsen gebruiken en er meer mee doen. Zo vergroot je je kansen op zichtbaarheid, in de breedte én in de tijd. Denk bijvoorbeeld aan nieuwshaakjes die in branches spelen of in groter maatschappelijk verband aan de orde zijn. Doe je daarom mee aan de beurs, of is het de leidraad voor je beurspresentatie? Dit kun je voor, tijdens en na de beurs in de media uitrollen.

5. Verwoord je mening of visie

Online kanalen schreeuwen om verse content, iedere dag weer. Heb je een mening of visie waarmee je ook de aandacht kunt vestigen op je deelname aan de beurs? Schroom dan niet om de redactie van online platforms of andere digitale media aan te schrijven. Natuurlijk staan zij open voor een relevante blog! Dit sluit ook aan op de vorige tip en ook voor, tijdens en na de beurs. Hoe je je idee of kopijsuggestie bij de media pitcht lees je hier.

6. Houd de beurssite actueel

Veel beurzen hebben een actuele beurssite waar de informatie op geplaatst wordt die je voor de catalogus aanlevert. Soms kun je zelf inloggen en het plaatsen. Als deze online catalogus de bezoeker matcht met interessante exposanten, dan is het zeer relevant deze informatie zo compleet en actueel mogelijk te houden. De beursorganisator kan er ook uit putten voor zijn eigen bezoekerscampagnes en kan je content dus altijd goed gebruiken.

7. Vul de perskamer

Het is een feit dat er voor journalisten tijdens veel toonaangevende beurzen nauwelijks informatie in de perskamer ligt. Super zonde, want daarmee laat je als standhouder kansen liggen. Dit is de plek waar de journalist zijn bezoek voorbereidt, collega’s ontmoet, alvast een artikel schrijft, zijn jas ophangt en koffie pakt.

Zet de tekst van nieuws en afbeeldingen op een usb-stick zodat de journalist direct met je informatie aan de slag kan. En doe er een uitdraai van deze informatie bij. Een dikke map is niet nodig, gaat hij niet meesjouwen. Je kunt er ook een (liefst rechtstreekse) link naar een plek online aan toevoegen. Maar houd die dan eenvoudig zodat je minimale kans hebt op een foutief ingevoerd adres. Enne, het gaat dus om nieuws. Dus geen lang en commercieel verhaal. Daar is een journalist wars van.

Er is geen eenduidig antwoord te geven op de vraag hoeveel persmappen je mee moet nemen naar de beurs. Mijn advies: relateer het aantal aan de hoeveelheid vakbladen of media dat over de beurs schrijft. En check minimaal dagelijks in de perskamer of de stapel slinkt of niet.

8. Nodig de journalist uit

Alleen echt groot nieuws rechtvaardigt de organisatie van een persontvangst of persconferentie tijdens de beurs. Het kan zijn dat journalisten liever een uitgebreid persbericht ontvangen dan dat zij een uur de tijd nemen voor een presentatie. Een journalist persoonlijk benaderen bij je op de stand langs te komen, kan echter prima werken. Neem contact met hem of haar op vóór de beurs en probeer een afspraak te maken. Moet je wel nieuws hebben natuurlijk…

9. Maak de mediaplanning

Tot slot: alles valt en staat met een goed plan waarin je ook een werkbare planning opneemt. Dan kun je gedurende het hele traject het juiste persmoment pakken. Begin ongeveer 3 tot 4 maanden voor aanvang van de beurs met het versturen van een persbericht naar de media. Dan ben je ruim op tijd voor de themapagina’s of themanummers over de beurs. Veel gedrukte vakmedia verschijnen maandelijks. Als je echt vlot bent heb je vooraf zeker 2 kansen in gedrukte maandedities. Online media kunnen je nieuws natuurlijk direct plaatsen.

Een andere kans die ten dele samenhangt met een goede planning is in de dagelijkse beurskranten of dagelijkse video’s te komen die door mediapartners worden gemaakt. Indien je hier vooraf weet van hebt kun je mogelijk al vroegtijdig organiseren dat ze langs jouw stand komen. En anders: spreek de journalist of filmcrew gewoon in het gangpad aan! Ook hiervoor geldt natuurlijk: je moet wel iets te melden hebben.

Overigens kijkt de mediapartner voor te interviewen personen vaak in de informatie die standhouders voor de beurssite hebben aangeleverd. Of ze worden door de beursorganisator getipt omdat die dat heeft geselecteerd.

Bonustip: mediatips ook geschikt voor je congres

Organiseer je een eigen evenement, congres of andere bijeenkomst die voor de media interessant kan zijn? De meeste van deze mediatips gaan ook daarvoor op! En komen daar experts spreken? Dan heb je een prima bagagedrager te pakken. Vraag hen te bloggen en organiseer de plaatsing van blogs op bijvoorbeeld een of meerdere online platforms. Dat kan vooraf, maar ook heel goed achteraf.

Download: Mediachecklist Publiciteit met Beursdeelname

Ben je geïnspireerd geraakt om met je beursnieuws in de media te komen? Mooi! Als geheugensteun krijg je van ETAGO een A4 voor je met het overzicht van de 9 mediatips: de Mediachecklist publiciteit met beursdeelname. Je downloadt hem hier gratis.