Als je een bepaalde klus samen oppakt, dan is de samenwerking zelf een voorwaarde voor succes. Anders gaat het niet goed komen, zeker als het een grote klus in een klein tijdsbestek is. Dat geldt in elke organisatie. Iedereen heeft immers collega’s waarmee ze zo nu en dan moeten samenwerken. Echter, verloopt niet alle samenwerking even soepel. In dit blog 7 stappen die je kunt hanteren voor een goede samenwerking. Bonus: mét praktische voorbeeld uit de bouwbranche.
1. Doel
Het is essentieel dat iedereen weet wat het doel is. Dit kan van alles zijn: klanten binnen een dag geholpen hebben of binnen een week een product kunnen leveren. Om alle neuzen dezelfde kant op te hebben, is het belangrijk alles met je medewerkers te bespreken. Wat moet er gebeuren? Waar? Op welke manier?
2. Ken de valkuilen
Neem met je medewerkers de tijd om risico’s en valkuilen te bespreken. Kijk bijvoorbeeld wat wel eens fout gaat in de productie en bespreek dit. Zo worden de medewerkers er extra op geattendeerd en zal de fout (hopelijk) minder snel voorkomen. Voorbeeld: De klant wil overal tegels van 40 bij 40 centimeter. Behalve in het toilet, daar wil hij een ander soort met een formaat van 30 bij 30 centimeter. Houd dit in de gaten, want dit is iets ‘anders’ en dus een valkuil.
3. Verdeling van taken
Als onderling niet wordt afgestemd wie welke taak doet, dan kan het voorkomen dat een taak dubbel wordt gedaan. Of wordt een taak wel helemaal niet uitgevoerd. En dat is zonde want zo krijg je uiteindelijk een ontevreden klant of loop je geld mis. Voorbeeld: Verdeel de keuken en de woonkamer etc. Zo weet je zeker dat iedereen zijn eigen taak heeft en de verschillende tegels niet door elkaar kan halen. Bespreek ook gezamenlijk hoe de verschillende soorten tegels goed op elkaar worden aangesloten.
4. Herhaal de afspraak
Nadat je de taken hebt verdeeld is het goed om nog even te herhalen wie wat precies doet. Wellicht dat iemand iets niet goed heeft gehoord of het verkeerd begreep. Als je dit niet doet, gaat er dus iemand aan de slag met een verkeerde taak, waardoor er een andere taak blijft liggen. Dit kost uiteindelijk meer tijd en dus geld. Voorbeeld: Nu check je of de medewerkers precies weten welke tegels ze moeten gebruiken en welke ruimte ze gaan betegelen.
5. Bevestig de afspraak
Afstemming is cruciaal. Op deze manier weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Als iemand het bij de herhaling niet goed begrepen had, is nu het moment om te checken of bij iedereen nu écht duidelijk is wat er moet gebeuren. Als er niet wordt bevestigd, blijft er een kleine onzekerheid hangen of iedereen het nu wel echt begrepen heeft. Hier wordt de afspraak eigenlijk ‘afgesloten’.
6. Controle
Controleer zo nu en dan of iedereen zich aan de afspraak houdt. Vooral bij een onderdeel met valkuilen is dit belangrijk. Voorbeeld: Check even of de 30 bij 30 centimeter tegels worden gebruikt in het toilet.
7. Durf iemand aan te spreken
Alleen iemand controleren of alles goed gaat is niet voldoende als er iets fout dreigt te gaan. Het is belangrijk om gelijk in te grijpen om zo snel en goed product te kunnen leveren. Voorbeeld: Zie je tussen de tegels bestemd voor het toilet toch een pak grote tegels liggen, spreek de betreffende werknemer daar dan op aan. Nu weet je zeker dat de goede tegels in het toilet komen te liggen.
Bonus: een goede samenwerking
Samenwerken kan op alle niveaus plaatsvinden. Dus niet alleen tussen een leidinggevende en medewerkers zoals in dit voorbeeld het geval is. Medewerkers kunnen onderling ook afspraken maken en elkaar ergens op aanspreken als dit nodig is.
Op deze manier wordt samenwerken vormgegeven, met als resultaat: blije klanten en geen klachten.
Dit artikel is gebaseerd op het 7-stappenplan van Jacqueline de Nood-Paree. Meer weten over haar? Lees dan dit interview!
Eerder ook gepubliceerd op de website van De Team-Engineer https://www.de-team-engineer.nl.
