Een vergadering leiden, dat is nogal wat. Je moet bijvoorbeeld scherp hebben en houden wat het doel is zodat het gesprek niet afdwaalt. Je moet de regie hebben en houden in wie het woord krijgt, zodat niet iedereen door elkaar praat. Met het coronavirus en ons thuiswerken is het ingewikkelder geworden; nu vergaderen we online. Vanuit huis werken betekent extra afleiding en drukte en soms ook een slechte video- of audioverbinding. Hoe houd je de regie en vergader je efficiënt? Dit blog zet op een rijtje hoe jij in deze veranderde tijden een effectieve online vergadering kunt leiden.

Als leider van de vergadering heb jij invloed op de start van de vergadering. Zorg dus dat je de vergadering begint met een brede lach op je gezicht. Je moet hiervoor natuurlijk wel je camera aanzetten zodat de rest die lach ook daadwerkelijk kan zien. Zo maak je de ongezellige online vergadering toch iets persoonlijker. Dit versterk je door te vragen of de andere deelnemers ook hun camera aan willen zetten (mits ze zich hier prettig bij voelen).

Empathie: vraag hoe het gaat

Ook van online vergaderen is het doel om gezamenlijk tot een succesvol resultaat te komen. Hier heb jij als voorzitter een belangrijk aandeel in. Iedereen zit inmiddels al een poos thuis en thuiswerken verloopt nog niet vlekkeloos voor iedereen. Dit brengt veel stress met zich mee. Het is daarom belangrijk dat je daar empathie voor kunt opbrengen. Een simpele handigheid is aan het begin van de vergadering aan iedereen (persoonlijk) te vragen hoe het gaat. Hoe verloopt het thuiswerken? Heb je ergens behoefte aan om de situatie te vergemakkelijken? Kijk hoe je samen de situatie kunt verbeteren. Het is belangrijk om tijdens het gesprek oogcontact te houden. Dit doe je door zelf recht in de camera te kijken, en dus niet naar het scherm. Dit maakt het nog iets persoonlijker.

Veel collega’s leggen zichzelf extra druk op om productief te blijven en waarde te leveren in deze moeilijke tijden. Ze willen hun werkgever graag door deze moeilijke tijd helpen, maar hebben het zelf ook niet makkelijk. Doordat velen thuis werken is de scheiding tussen privé en werk ook kleiner geworden, waardoor de vrije tijd misschien niet meer als vrije tijd wordt ervaren. Wanneer stop je met werken? Moet ik na het eten nog even iets afmaken of mijn mail checken? Eindstand: een extra drukke werkdag. Speel hier als leider van de online vergadering op in door de vergadertijden zo kort mogelijk te houden. Hierdoor krijgen de werknemers meer tijd voor zichzelf.

Bevorder het online samenwerken

Als je een online vergadering leidt, werk je naar een einddoel toe. Dit doe je niet alleen. Je hebt de andere deelnemers van de vergadering nodig om er te komen. Als niet iedereen (de gehele duur)nodig is, is het nog steeds een goed idee om ze een update te sturen via een e-mail. Dit creëert namelijk goodwill, maar het zorgt er ook voor dat je als bedrijf op een lijn blijft zitten. Hier volgen wat tips om een virtuele samenwerking te bevorderen:

1. Geef duidelijke instructies

Wil je bijvoorbeeld dat iedereen tijdens het online vergaderen zijn camera aan heeft staan? Mogen mensen tussendoor via de microfoon vragen stellen, of heb je liever dat ze dat via de chatbox doen? Een goede tip: zorg dat iedereen zijn microfoon dempt. Op deze manier hoor je tijdens de vergadering geen achtergrondgeluiden (lees: kinderen of huisdieren) van andere microfoons. Maak tevens aan het begin van de meeting duidelijk hoe de vergadering eruit zal zien. Dit doe je eigenlijk ook bij een ‘normale’ vergadering, maar wordt nu nog wel eens vergeten. Als iemand weet dat hij spreker nummer 5 is op de agenda, kan hij bijvoorbeeld zijn vragen laten rusten en hoeft hij je niet tijdens jouw onderdeel te onderbreken. Hierdoor zal de vergadering effectiever zijn, en misschien wel korter duren.

2. Gebruik digitale samenwerkingstools

Er waren al veel vergaderplatforms, maar nu zijn er nog meer. En al deze platforms hebben nu verschillende extra tools om online vergaderingen in deze tijden makkelijker te laten verlopen. De meeste platforms beschikken over tools voor live dia-aantekeningen, snelle peilingen en digitale whiteboards. Deze tools kunnen een vergadering een stuk makkelijker maken. Let wel: gebruik deze tools alleen als ze écht iets toevoegen aan de vergadering en als je weet hoe je ze moet gebruiken. Het kan een vergadering namelijk flink vertragen als hier onduidelijkheden door ontstaan of als ze technische problemen met zich meebrengen.

Hier vind je 6 gratis tools om te communiceren met je team.

Tip: Je kunt tijdelijk de gratis versie van Microsoft Teams in gebruik nemen, handig voor online vergaderen!

3. Meld verwachtingen al bij de uitnodiging

Waarschijnlijk maak je van tevoren de agenda: een lijstje met onderwerpen die zullen worden besproken tijdens de vergadering. Het is verstandig om deze vooraf met de deelnemers te delen zodat zij zich kunnen inlezen en voorbereiden. Om extra tijd te besparen tijdens de online meetings, kun je van tevoren ook laten weten welke verwachtingen je hebt. Geef bijvoorbeeld aan dat men van tevoren een bepaald artikel moet hebben gelezen. Laat ook weten wat ze moeten doen als ze het artikel niet hebben kunnen lezen, of als ze het eerste deel van de vergadering niet aanwezig kunnen zijn. Moeten zij dan nog steeds deelnemen, of stuur je hun achteraf een samenvatting van de meeting? Door dit soort verwachtingen te benoemen creëer je duidelijkheid en dat vermindert stress en onzekerheid.

Stel haalbare doelen voor de vergadering

Dit is een belangrijke vraag die je jezelf moet stellen als je een uitnodiging voor een meeting verstuurt. Iedereen denkt na een vergadering namelijk wel eens: ‘Deze vergadering was niet zo zinvol.’ Als leider van de vergadering heb je hier echter veel invloed op. Je leidt de vergadering namelijk omdat er iets moet gebeuren. Wees hier duidelijk over tijdens de vergadering: wat wil je bereiken? Dit geldt natuurlijk ook bij ‘normale’ vergaderingen, maar bij online meetings is het nóg meer van belang. Dit komt doordat in een virtuele setting samenwerkingen en tot een consensus komen vaak langer duren. Deelnemers multitasken – zoals lezen en versturen van e-mails – namelijk tussendoor en er vindt regelmatig een blooper plaats. Wie heeft al meegemaakt dat iemand was vergeten zijn microfoon te dempen? Om dit soort uitdagingen te overkomen is het belangrijk dat je haalbare doelen stelt waaruit duidelijk wordt wat je wilt bereiken in een vergadering. Maak gebruik van de deze tips.

Bonus: een vergadering gaat hierdoor ook nog eens een stuk sneller.

De vergadering eindigt wanneer je alle informatie hebt gekregen die je nodig hebt. Rond de vergadering af met een kleine samenvatting en stuur naar alle deelnemers (en misschien enkele andere collega’s) een samenvatting en een overzicht van de vervolgstappen. Doe dit direct, want als je het uitstelt tot het eind van de dag, is de kans groot dat je iets vergeet. Doe het ook zorgvuldig: liever een uitgebreide samenvatting waarover geen onduidelijkheden ontstaan, dan een nieuwe meeting inplannen om hetzelfde nogmaals te berspreken.

Online meetings het nieuwe normaal?

Als leider van de vergadering heb je een belangrijke verantwoordelijkheid. Deze tips zullen er in ieder geval voor zorgen dat de vergaderingen soepeler en duidelijker kunnen verlopen. Onthoud ook: oefening baart kunst. Bij ‘normale’ vergaderingen ging het ook niet in een keer vlekkeloos, dus dat zal hier ook niet het geval zijn. Het is belangrijk dat je je hier in verdiept. Want het zou zo maar kunnen dat de online meetings het nieuwe normaal gaan worden. En dan is het fijn dat jij online meetings al uitstekend kunt leiden.

Coronachecklist voor wie een event moet annuleren of uitstellen

Het coronavirus gooit veel plannen en activiteiten overhoop. Heb je een congres, cursus of event op de agenda dat je moet verzetten of annuleren? Op ETAGO vind je de Checklist event uitstellen met 14 punten die je niet mag vergeten als jou dit overkomt, inclusief een factsheet met de tips in een notendop.