Digitale evenementen zijn inmiddels niet meer weg te denken in deze tijd. Het leven gaat immers door, maar wel een beetje aangepast. Beurs- en congresorganisaties hebben het roer omgegooid en bieden hun diensten of activiteiten nu online of in hybride-vorm aan. Veel bedrijven en organisaties zijn gevolgd en omgeschakeld naar online ontmoeten en presenteren. ETAGO ontwikkelde het SIT-model (Strategie, Inhoud en Testen): voorbereiden online evenement.
Stap 1: Strategie
Strategie: Definieer je doelgroep en bepaal welk platform en techniek er het best op aansluiten. De eerste tap en hiermee de basis van het SIT-model: voorbereiden online evenement.
Ruim voordat het evenement is gepland denk je in grote lijnen over 2 dingen na: over je doelgroep en de techniek. De strategie vooraf is belangrijk om te bepalen welk platform het best bij je publiek past.
Bedenk wie je doelgroep is en wat voor functionaliteiten je nodig hebt. Hoe benader je deze groep nu met andere middelen? Zijn ze ‘techniek-minded’ of niet? Hebben zij of jij behoefte aan interactiviteit of niet? Participeren ze actief of zijn het vooral luisteraars? En volgen zij het online evenement via hun telefoon of via de computer?
Let er op dat de tool die je kiest op verschillende manieren bereikbaar is en welke functies beschikbaar zijn. Zorg ervoor dat alle kanalen gemakkelijk voor iedereen te vinden en te benaderen zijn. Handig als functionaliteiten die je wilt inzetten ook via een smartphone toegankelijk zijn.
Grote evenementen digitaal hosten
Er zijn veel verschillende aanbieders, betaald en gratis. Wij vonden een overzicht dat 94! platforms voor het hosten van evenementen vergelijkt. Hier vind je de site. De lijst doorscrollend: wij kennen er maar een paar van! Ligt dat aan ons, of aan het feit dat ze alle voornamelijk internationaal opereren? Zeker interessant eens door te kijken als je hier meer over wilt weten. Er zitten ook grote eventtools bij die een bedrijf zelf niet zo snel zal gebruiken, meer voor bijv. de Jaarbeurs relevant is voor grote online evenementen.
‘Let’s get digital’ is een bekende die door grote Nederlandse congressen wordt gebruikt. En zo is er nog een aantal op de Nederlandse markt actief, zoals Hopin en AVEQ.
Een online presentatie van jouw mkb-bedrijf
Voor jouw eigen vergaderingen gebruik je ongetwijfeld al digitale tools: Zoom, Google Meet (opvolger van Hangout), Webex, GoTomeeting, Microsoft Teams en misschien ook Skype. Ze hebben – de één meer dan de ander – ook functionaliteiten voor interactiviteit zodat mensen meer kunnen doen dan alleen een bericht in de chat plaatsen of meepraten. Daarmee zijn ze prima geschikt voor kleinere evenementen zoals cursussen en interactieve presentaties van één organisatie.
Naast de kosten van online meetingtools is er een belangrijk ander aspect waar je rekening mee moet houden: de functies van het platform. Wie met Office van Microsoft werkt, heeft in de afgelopen maanden de functionaliteit van Teams toegevoegd gekregen. Zonder extra kosten kun je nu ook vergaderen. Dat maakt Teams ook geschikt voor externe presentaties. Mensen die met de Mac werken kunnen ook meedoen aan een meeting in Teams, mits ze worden uitgenodigd.
Microsoft Teams kan volstaan als er enkel een presentatie moet worden gegeven. Recent zijn er een aantal functies bijgekomen zoals het aanmaken van break-out rooms. Hier lees je daar meer over, zoals hoe je ze instelt. Programma’s zoals Zoom hebben nog meer functies.
Dit zijn enkele belangrijke aandachtspunten bij het kiezen van een aanbieder:
- Hoeveel mensen kunnen meedoen aan het evenement?
- Kan er live worden uitgezonden?
- Kan er vanaf elke plek worden uitgezonden?
- Kunnen mensen vragen stellen en met elkaar communiceren?
- Welke extra functionaliteiten biedt het platform?
Hoe lang duurt het evenement? Bij veel deelnemers zal na een uur de concentratie minder worden. Plan daarom pauzes in. Bij een lange pauze, zoals een lunchpauze, kun je een kanaal creëren waar mensen met elkaar contact kunnen hebben als ze willen netwerken.
Verschillende onderdelen zullen het goed doen om de aandacht van de deelnemers erbij te houden. Zorg dus dat jij niet alleen maar aan het woord bent, maar plan ook discussie of opdrachten in waar ze in break-out rooms met 3 of 4 man mee aan de slag kunnen. Ook de stillere mensen komen dan aan bod.
SIT-model helpt bij voorbereiden online evenement.
Stap 2: Inhoud
Inhoud: Benut de tools optimaal zodat de deelnemers alles uit het evenement kunnen halen.
Als je een platform hebt gekozen is het belangrijk om dit platform optimaal te benutten. Online presenteren is natuurlijk heel anders dan op locatie. Stap 2 van het SIT-model licht toe hoe je dat optimaal kunt doen, de aandacht van de deelnemers vasthoudt en ze eventueel actief laat participeren.
Je hebt waarschijnlijk al bedacht wat je wilt presenteren of promoten. Het is echt belangrijk dat je een specifiek en concreet onderwerp hebt. Uit het blog van Company Webcast blijkt dat de onderwerpkeuze de basis is voor een succesvolle presentatie. Kijk ook naar de vorm ervan: ben je alleen of zijn er meerdere presentatoren? Is er ruimte en tijd voor een Q&A? Dit is een geweldige manier om de betrokkenheid van deelnemers te vergroten.
Of zet je deelnemers van het evenement juist aan het werk met een opdracht? Analyseer en test de verschillende vormen vooraf en kijk wat het beste werkt en goed aansluit bij je product. Als het evenement een dag duurt zijn afwisselingen als Q&A’s en break-out sessions waar kleine groepjes met een opdracht aan de slag gaan cruciaal.
Nieuwe manier van presenteren
De eerste paar minuten van je presentatie zijn bepalend voor het publiek. Vinden ze het interessant genoeg om te blijven, of gaan ze verder met die andere taak of klus die ze ook nog hadden liggen? Doordat het bij een online evenement veel makkelijker is om af te haken, zeker wanneer het gratis is, is het belangrijk dat je goed verhaal staat, direct vanaf de start.
Vertel ze daarom enthousiast en duidelijk wat ze kunnen verwachten van de presentatie en waarom ze dus moeten blijven kijken. Een andere slimme manier om te zorgen dat niemand vroegtijdig afhaakt, is door te vertellen dat er aan het eind van de presentatie een speciaal aanbod volgt.
Het kan zijn dat het publiek minder betrokken is dan je had verwacht waardoor je weinig vragen krijgt of je opdrachten niet echt worden gemaakt. Bereid voor dit geval vragen en antwoorden voor. Zo kan de tijd toch gevuld worden en zullen je bezoekers alsnog veel informatie krijgen over vragen die ze niet durfden (?) te stellen. Mocht je deze vragenlijst niet nodig hebben, stuur ze dan na via email naar je bezoekers. Zo houd je contact.
Het Groot Online Werkvormenboek
Omdat het werken en leren op afstand in een stroomversnelling in gekomen schaften we bij ETAGO recent Het Groot Online Werkvormenboek aan dat 60 verschillende online werkvormen beschrijft. Het verscheen in 2020 en werd aangekondigd als ‘de inspiratiebron voor iedereen die zijn online ontmoetingsmomenten (inter)actiever wil maken’. Het boek geeft ook theoretische uitleg erbij en tips om niet in valkuilen te stappen. Wij hebben direct al werkvormen in een lopende cursus kunnen toepassen en zijn er enthousiast over! Een aanrader dus. Je kunt Het Groot Online Werkvormenboek hier bestellen.
Stap 3: Testen
Testen: Bereid het gehele event voor tot in de puntjes. Ga voor zekerheid. De laatste stap van SIT-model: voorbereiden online evenement.
De inhoud van je presentatie of evenement staat als een huis. Top! Om te zorgen dat alles op rolletjes verloopt is het noodzakelijk om een (of meerdere) testrondes te doen. Stap 3 licht uit waar je op moet letten. Trek hier gerust een aantal uren, mogelijk op verschillende momenten, voor uit. Dit gaat je rust en zekerheid opleveren en gegarandeerd een betere presentatie.
Omdat het online hosten van evenementen waarschijnlijk nieuw voor je is, is dit een essentieel onderdeel. Ten eerste is het belangrijk om het gekozen platform te testen. Maak gebruik van alle functies, hier betaal je (waarschijnlijk) voor, dus maak er dan ook optimaal gebruik van! Om alles uit het platform te halen is het verstandig om vooraf een kijkje te nemen op de website: hier staan vaak video’s met uitleg. Soms worden er zelfs presentaties gegeven om nieuwe gebruikers uitleg te geven over alle mogelijkheden.
Maak een script
Zorg ervoor dat jouw computer goed met het programma om kan gaan en dat de kwaliteit van het geluid en de video in orde is. Wees er ook zeker van dat je WiFi-verbinding uitstekend werkt – of nog beter: zorg dat je een LAN-verbinding hebt. Deze is veiliger en betrouwbaarder dan WiFi. Niets is zo vervelend als een spreker die ineens uit het programma verdwijnt doordat de verbinding het begeeft. Als een spreker te lang weg is, is de kans aanwezig dat deelnemers afhaken en verder gaan met hun dagelijkse bezigheden waardoor ze de rest van het evenement ook niet meer betrokken zullen zijn.
Alles voorbereid? Test de dag van tevoren het gehele evenement, maak een script met tijdsplanning. Nog beter als je dit al eerder maakt. Zo weet je zeker dat de sheets in orde zijn, de besturing van de plaatjes goed wordt doorgegeven, waar het knopje zit om iemand te muten als hij zijn microfoon heeft aan laten staan etc. Laat je collega’s meekijken als deelnemers om te kijken tegen welke verrassingen (gewenst en ongewenst) jullie aanlopen. Tip: zorg voor een rustige achtergrond zodat mensen niet afgeleid raken. Is dit niet mogelijk? Veel platforms bieden de optie om je achtergrond te vervagen of een afbeelding van bijvoorbeeld je bedrijf in te stellen.
Ben je niet zo’n held met technologie? Schrijf dan alle stappen op in het al eerdergenoemde script. Noteer hoe je iemand de besturing moet geven of waar je een bepaalde functie kunt vinden. Zo hoef je er tijdens je presentatie niet naar te zoeken. Dit geeft je rust waardoor je ook zekerder en goed voorbereid overkomt. Dit zal de boodschap die je wilt overbrengen versterken.
Nog een supertip (vanuit onze eigen ervaring!): zet een tweede scherm (op een andere computer dus) aan waarop je inlogt als deelnemer. Dan zie je wat de andere deelnemers zien en hoef je niet steeds te vragen: ‘zien jullie mijn scherm nu?’.
Start met voorbereiden online evenement
Met het SIT-model ben je goed voorbereid voor je online evenement op het gekozen platform:
- Strategie: Definieer je doelgroep en bepaal welk platform en techniek er het best op aansluiten.
- Inhoud: Benut de tools optimaal zodat de deelnemers alles uit het evenement kunnen halen.
- Testen: Bereid het gehele event voor tot in de puntjes. Ga voor zekerheid.
Als je van plan bent vaker online evenementen te hosten is het een goed idee om het proces te documenteren. Zo weet je de volgende keer precies wat goed en minder goed ging. Ook kun je de reflectie van het vorige evenement hierin verwerken en weet je voor de volgende keer wat je anders zou willen doen.
Veel succes!
Kun je ook tips voor online vergaderen gebruiken? Daarover schreef ETAGO eerder dit jaar een blog: Eerste hulp bij online vergaderen.